Chi tiết

Tác giả Nguyễn Thị Hiền

Chuyên mục: Kiến thức IT

Được đăng: 17 Tháng 10 2023

Lượt xem: 2571

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác và đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Nhận thấy được công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội vụ) nói riêng, ngành Văn thư - Lưu trữ của các tỉnh nói chung đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin giúp tìm dữ liệu nhanh chóng, cất trữ dữ liệu gọn gàng, lâu dài và an toàn.

1. Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong việc quản lý hành chính

Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng:

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.

Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý. Hiện nay công tác văn thư được triển khai như là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội. Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước.

2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ năm 2016 và những năm tiếp theo

Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.

Trong Kế hoạch số 225/KH-UBND của UBND TP Hà Nội vừa ban hành, triển khai công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 cũng chỉ rõ cần nâng cao tinh thần trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý, bảo quản văn bản, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ công tác điều hành, nghiên cứu, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Ðồng chí Ðỗ Quang Thuyên, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thái Bình cho biết: Những năm qua, Chi cục đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến và trao đổi thông tin, đạt hiệu quả cao. Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố đã triển khai ứng dụng mạng văn phòng điện tử liên thông để trao đổi văn bản. Một số cơ quan, tổ chức đang ứng dụng các phần mềm trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ như Trung tâm Công nghệ thông tin của Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Hồ sơ của Công an tỉnh…

Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư lưu trữ thì yêu cầu các tổ chức, cơ quan, đơn vị phải có những giái pháp như:

- Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công văn thư trong cả hệ thống công đoàn, tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT.

- Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan.

- Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.

- Phối hợp các cơ quan chức năng cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến. Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an toàn trong điều hành tác nghiệp từ tỉnh đến cơ sở.

- Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ chuyên trách công đoàn nói chung và cán bộ làm công tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng.

- Thường xuyên, tổ chức kiểm tra năng lực ứng dụng CNTT cán bộ chuyên trách công đoàn toàn tỉnh.

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành, công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt luôn phải được quản lý thống nhất bởi bộ phận văn thư, lưu trữ.

3. Văn phòng điện tử Cloudoffice – giải pháp quản lý chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ

Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng với những tính năng ưu việt như: quản lý văn bản toàn diện, quản lý tài liệu chuyên nghiệp, điều hành công việc toàn diện, xử lý văn bản từ xa ở mọi nơi, mọi lúc, gửi thông báo hàng loạt, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, chưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết…

Nhờ những tính năng đó mà hiện nay phần mềm Cloudoffice đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước như: Tổng cục Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị mình. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử để quản lý văn bản, tài liệu đã mang lại hiệu quả rõ rệt cho các đơn vị. Đó là: Giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư. Giải phóng không gian lưu trữ tài liệu. Đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều hành công  việc cơ quan nói chung.

Chi tiết

Tác giả Nguyễn Thị Hiền

Chuyên mục: Kiến thức IT

Được đăng: 20 Tháng 6 2022

Lượt xem: 2816

Cách xem mật khẩu WiFi đang kết nối trên iPhone

Bước 1: Bạn vào Cài đặt trên iPhone, ấn vào mục Wi-Fi, ấn tiếp vào chữ i đằng sau WiFi mà bạn đang kết nối để có thể xem thông tin của WiFi này.

Bước 2: Bạn sẽ thấy một mục Mật khẩu được che lại bởi những dấu chấm, bạn chỉ cần bấm vào đó và chờ một lát để iPhone quét Face ID xác nhận và mật khẩu sẽ hiện lên.

Chi tiết

Tác giả Nguyễn Thị Hiền

Chuyên mục: Kiến thức IT

Được đăng: 05 Tháng 7 2023

Lượt xem: 1793

Thời gian vừa qua, các sự số lộ lọt thông tin, dữ liệu cá nhân, lừa đảo trực tuyến ngày càng tăng. Các nguyên nhân gây ra mất an toàn thông tin được xác định do lộ lọt khóa bảo vệ (mật khẩu) của người sử dụng nhấp vào đường link lạ ...

Để nâng cao nhận thức cho người dân, học sinh, sinh viên, cán bộ công chức, viên chức, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tham gia hoạt động trên môi trường mạng, Cục An toàn thông tin đã biên soạn cẩm nang hướng dẫn nhận diện và phòng chống lừa đảo trực tuyến; Infographic hình thức lừa đảo qua mạng như: khóa sim điện thoại, làm giả biên lai chuyển tiền thành công, gọi điện thoại thông báo người thân cấp cứu bệnh viện...

Xem thêm cẩm nang phòng chống thông tin giả trên không gian mạng ở file đính kèm:

Tập tin đính kèm:

Cam-nang-phong-chong-tin-gia-tin-sai-su-that-tren-khong-gian-mang.pdf

[ ]

10459 kB

Chi tiết

Tác giả Nguyễn Thị Hiền

Chuyên mục: Kiến thức IT

Được đăng: 20 Tháng 6 2022

Lượt xem: 3057

Tại Việt Nam, giáo dục trực tuyến đã được một số trường đại học triển khai từ nhiều năm nay và có xu hướng ngày càng tăng cả về số lượng và chất lượng. Thời gian qua, do ảnh hưởng của dịch Covid 19 và với tinh thần “tạm dừng đến trường nhưng không ngừng học”, vấn đề dạy và học trực tuyến đã được quan tâm triển khai thực hiện ở tất cả các cấp học, bậc học trong hệ thống giáo dục nước ta; thu hút được sự quan tâm chỉ đạo của các cấp quản lý, đội ngũ nhà giáo, của người học và phụ huynh. Đối với Trường Đại học Hà Tĩnh, trước khi có sự kiện bùng phát dịch Covid-19, lãnh đạo Nhà trường đã chủ động cho triển khai việc dạy và học trực tuyến đối với phần lớn các học phần trong chương trình đào tạo với sự hỗ trợ của các phần mềm Google Classroom, Microsof Team, Zoom và Google Meet, ... Việc này được đánh giá là chủ trương đúng đắn, là giải pháp phù hợp với thực trạng và cơ sở hạ tầng công nghệ hiện có của Nhà trường. Thực tế triển khai cho thấy hoạt động dạy và học trực tuyến tại Trường Đại học Hà Tĩnh đã đạt được một số kết quả ban đầu, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế: đó là tỉ lệ hoàn thành và thành công của người học trực tuyến thấp hơn so với cách học truyền thống. Quá trình dạy học trực tuyến có nhiều thay đổi cơ bản về phương pháp, hình thức tổ chức, phương tiện dạy học so với dạy học truyền thống. Bên cạnh đó, sự chuyển đổi trong dạy học từ cách học truyền thống có hướng dẫn của giáo viên sang tự học trực tuyến không diễn ra dễ dàng. Trong lớp học truyền thống, người học phụ thuộc vào giáo viên về động cơ học tập, sự hướng dẫn, thiết lập mục đích, giám sát tiến trình, tự đánh giá và hiệu quả học tập của người học góp phần đưa ra các giải pháp hiệu

“Đào tạo trực tuyến (E-learning) là một phương pháp đào tạo tiên tiến, toàn diện, có khả năng kết nối và chia sẻ tri thức rất hiệu quả hướng tới thực hiện tốt mục tiêu dạy - học, trong đó có sự tương tác trực tiếp giữa người dạy với người học cũng như cộng đồng học tập một cách thuận lợi thông qua Công nghệ Thông tin và Truyền thông”.

Hội nghi trực tuyến sử dụng Google Meet miền @htu.edu.vn ở Trường Đại học Hà  Tĩnh

Một số giải pháp.

1. Về hoạt động dạy và học trực tuyến

Việc dạy và học trực tuyến vẫn đang diễn ra và sẽ còn được thực hiện tiếp tục trong thời gian tới để đảm bảo hoạt động đào tạo của Nhà trường và hoàn thành nhiệm vụ giảng dạy đã được khoa và nhà trường giao cho trong kế hoạch đầu năm. Với chuyên môn được đào tạo và nhiệm vụ được giao, trong quá trình phục vụ hỗ trợ cho công tác giảng dạy và học trực tuyến ở Trường Đại học Hà Tĩnh tôi thấy có một số giải pháp có thể nâng cao hiệu quả của dạy học trực tuyến, cụ thể như sau:

Giảng viên xây dựng và sử dụng bài giảng điện tử, các ví dụ minh họa gần gũi với thực tế nhằm thu hút sự chú ý của sinh viên và giúp sinh viên chủ động nắm vững kiến thức, khích lệ tính tự giác trong học tập.

Đổi mới và kết hợp đa dạng các phương pháp dạy học nhằm mục đích tránh sự nhàm chán, đơn điệu trong tiết học. Nhờ đó tiết học sẽ sinh động, hấp dẫn, sinh viên sẽ hứng thú và có nhiều cơ hội tiếp thu bài học tốt hơn.

Đối với vấn đề hoạt động tương tác giữa sinh viên và giảng viên trong thời gian học trực tuyến chưa được đáp ứng đủ với phần mềm trực tuyến, giảng viên có thể sử dụng thêm một số công cụ bổ sung như Zalo, Skype, messenger để tăng thêm tương tác nhằm hỗ trợ, phản hồi, trả lời kịp thời những vấn đề đang vướng mắc của người học.

Triển khai hoạt động hỗ trợ dạy bằng cách thực hiện quay các clip thao tác mẫu, gửi cho sinh viên làm tài liệu tham khảo. Sau giờ học trực tuyến, có những sinh viên nào còn chưa chắc chắn về kiến thức, định hình được thao tác kỹ năng thì có thể xem các clip hướng dẫn này để tập và rèn cho thành thạo.

2. Về công tác tổ chức và quản lý dạy học trực tuyến

Cần bổ sung các hướng dẫn về cách thức quản lý, giám sát các hoạt động giảng dạy và học tập trực tuyến. Việc phân công trách nhiệm giám sát cho Quản trị khóa học theo như hiện tại của Quy định chỉ phù hợp đối với các đơn vị đã triển khai hệ thống quản lý học tập hiện đại, đầy đủ chức năng; với các đơn vị tạm thời sử dụng các hệ thống quản lý học tập miễn phí, đơn giản như phần mềm Google Classroom, Zoom và Google Meet, việc quản lý, giám sát khá khó khăn, đòi hỏi phải có hướng dẫn cách thức thực hiện đặc thù và phân công bố trí nguồn lực con người đảm nhận phù hợp.

Hội nghị triển khai hệ thống dạy học trực tuyến ở Trường Đại học Hà Tĩnh

Bổ sung quy trình xây dựng và thẩm định bài giảng điện tử: Thời gian qua do việc triển khai gấp rút, lại chưa có quy định cụ thể nên việc xây dựng các bài giảng điện tử được giảng viên thực hiện tự phát và chưa qua quy trình thẩm định nào, điều này có thể dẫn đến sự không phù hợp với hình thức đào tạo trực tuyến cũng như không đảm bảo chất lượng bài giảng theo yêu cầu chung của nhà trường.

Thống nhất sử dụng các tiện ích của bộ ứng dụng Office 365 làm công cụ dạy học trực tuyến được ưu tiên nhất. Trung tâm Công nghệ thông tin cập nhật và cấp phát Email gói office 365 A1 miền hu.edu.vn cho toàn bộ sinh viên của Trường cho các sinh viên tham gia vào lớp học trực tuyến: Việc sinh viên không sử dụng email cá nhân đăng nhập vào hệ thống quản lý học tập mà trường đang triển khai như hiện nay dẫn đến việc quản lý, giám sát hoạt động học tập của sinh viên là rất khó khăn.

3. Khai thác tốt đa và hiệu quả bộ ứng dụng Office 365.

Microsoft Office 365 là một dịch vụ điện toán đám mây của Microsoft, cung cấp một bộ sản phẩm các ứng dụng như Exchange Online, SharePoint Online, Skype for Business. Microsoft Office 365 ngoài ra còn cung cấp các sản phẩm Microsoft Office như Word, Excel, PowerShell, OneNote mà người dùng có thể sử dụng trực tiếp trên trình duyệt mà không cần cài đặt Microsoft Office trên máy tính cá nhân. Trong năm học 2020 – 2021 Trung tâm Công nghệ thông tin, Trường Đại học Hà Tĩnh đã kích hoạt gói office 365 A1 cho toàn bộ miền hu.edu.vn. Sinh viên, cán bộ và giảng viên đã được tạo tài khoản có thể đăng ký Office 365 Education với các bộ công cụ trên.

Với mỗi tài khoản đang sử dụng, sẽ được sử dụng bộ Office mới nhất của Microsoft bản quyền, và cài đặt được trên nhiều thiết bị cùng lúc, tối đa năm thiết bị bao gồm máy tính, điện thoại, máy tính bảng.

Giao diện hiển thị các ứng dụng của office 365

Khai thác được các các tính năng hữu ích của Office 365 sẽ giúp các giảng viên và học viên nâng cao hiệu quả trong giảng dạy và học tập trong môi trường E- Learning. Dưới đây là danh sách các ứng dụng thuộc Office 365.

Có thể thấy rằng chất lượng đào tạo bị ảnh hưởng rất nhiều bởi phương thức đào tạo. Trong xu thế triển khai hoạt động giảng dạy trực tuyến hiện nay tại trường Đại học Hà Tĩnh, để đảm bảo được nhiệm vụ do khoa, bộ môn và nhà trường giao phó thì mỗi cán bộ, giảng viên luôn phải trau dồi nâng cao các kỹ năng công nghệ thông tin và không ngừng tìm kiếm những phương thức, vận dụng các công cụ hỗ trợ, khắc phục những hạn chế để cho hoạt động dạy và học ngày càng hiệu quả hơn.

Nhà trường cần đẩy mạnh đầu tư hơn nữa hạ tầng công nghệ thông tin và sớm kiện toàn nhân sự cho Trung tâm Công nghệ thông tin theo hướng chuyên trách chứ không chỉ bao gồm các cán bộ kiêm nhiệm như hiện nay. Xây dựng hệ thống LMS chuyên nghiệp, đầy đủ chức năng hơn dựa trên phần mềm mã nguồn mở Moodle, phần mềm này hiện có rất đơn vị đào tạo sử dụng với rất nhiều người dùng trên toàn thế giới. Ban hành quyết định thành lập Tổ triển khai thử nghiệm đào tạo trực tuyến và xây dựng kế hoạch cụ thể để có nhân sự kỹ thuật và lộ trình hỗ trợ cho việc dạy học hỗn hợp thử nghiệm.