QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy định ứng dụng phần mềm văn phòng di động (M-Office)

trong quản lý, điều hành của trường Đại học Hà Tĩnh

QUY ĐỊNH

Ứng dụng phần mềm Văn phòng di động“ M-Office”

trong quản lý, điều hành của Trường Đại học Hà Tĩnh

 (Ban hành kèm theo Quyết định số …./QĐ-ĐHHT ngày 01/9/2012 của Trường Đại học Hà Tĩnh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phần mềm Văn phòng di động (M-Office) được sử dụng song song với Cổng thông tin điện tử (Website: htu.edu.vn) và được sử dụng trong quản lý, điều hành công việc nội bộ của Nhà trường.

2. Quy định về tổ chức, quản lý và hoạt động của phần mềm Văn phòng di động M-Office có địa chỉ trên Internet là: http://113.160.178.182:8080/MO/  hoặc vào trang Website http://htu.edu.vn chọn mục M-OFFICE, bao gồm việc tiếp nhận, gửi yêu cầu xử lý công việc, các báo cáo, công văn chỉ đạo đến các đơn vị trực thuộc.

3. Tất cả cán bộ công chức thuộc Trường Đại học Hà Tĩnh đều được cấp mã khóa điện tử (tài khoản đăng nhập hệ thống) để sử dụng M-Office.

Chương II

TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN

Điều 2. Tiếp nhận và xử lý văn bản

1. Văn thư

Văn thư thuộc Phòng Hành chính tổng hợp có trách nhiệm: Quản lý văn bản đến, kiểm soát thể thức văn bản đi, phát hành và lưu trữ, bảo mật tài liệu (văn bản) thuộc danh mục bí mật Nhà nước được thực hiện theo đúng quy định.

- Đối với văn bản đến: Có trách nhiệm Scan tất cả các văn bản đến để chuyển cho người có thẩm quyền (Ban giám hiệu) duyệt văn bản theo mục yêu cầu xử lý công việc (đồng thời cập nhật văn bản đến trong mục quản lý văn bản); Những Văn bản đến có địa chỉ gửi trực tiếp như Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội HSSV, hội CCB…có thể đăng ký văn bản (Scan) và chuyển trực tiếp theo địa chỉ người nhận cả văn bản gốc. Lưu trữ văn bản gốc theo Pháp lệnh văn thư lưu trữ (trừ Quyết định cá nhân, giấy mời, bản dự thảo, văn bản yêu cầu xử lý công việc…)

+ Riêng đối với văn bản là Giấy mời: Văn Thư có trách nhiệm Scan và gửi trực tiếp cho Lãnh đạo Trường (Ban giám hiệu) duyệt.

- Đối với văn bản đi: Sau khi văn bản đã được duyệt, ký tên… Văn thư yêu cầu người soạn Văn bản chuyển file mềm theo đường bản tin tới địa chỉ văn thư, Văn thư có trách nhiệm vào số, điền ngày… tháng… năm…, phát hành theo địa chỉ được duyệt theo đường bản tin tới cho nơi nhận (nội bộ) và lưu trữ. Nếu nơi nhận ngoài cơ quan thì thực hiện in, sao văn bản giấy theo đường chuyển công văn thông thường.

+ Đối với những văn bản chỉ đạo chung, các thủ tục hành chính, tin, bài… phạm vi rộng trong ngành, người soạn thảo văn bản liên hệ với văn thư vào số, điền ngày… tháng… năm…và trực tiếp chuyển vào hòm thư của Ban biên tập duyệt và đăng lên Website (Cổng thông tin điện tử của Nhà trường); Hạn chế tối đa việc chuyển văn bản giấy, phô tô văn bản.

+ Đối với văn bản trình đề nghị giải quyết công việc thuộc thẩm quyền xử lý của UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh, Ban cán sự Đảng UBND tỉnh, các Sở ban ngành... ngoài việc gửi hồ sơ theo đường công văn đều phải gửi kèm theo tệp (file) toàn bộ hồ sơ trình.

- Trường hợp những văn bản quan trọng có liên quan chế độ, chính sách thì thực hiện phát hành văn bản đi dạng Scan sau khi đã ký, vào số và đóng dấu.

- In danh mục quản lý công văn đến và công văn đi 1 lần/tháng vào chiều ngày cuối cùng trong tháng, cứ sau 06 tháng đóng thành cuốn theo từng loại thể thức văn bản (01 cuốn công văn đến và 01 cuốn công văn đi) và lưu lại.

1. 2.Lãnh đạo và Cán bộ - Giảng viên (CBGV) các đơn vị trực thuộc

- Đối với lãnh đạo các đơn vị trực thuộc: Có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý hoặc giao cho CBGV xử lý văn bản đã được duyệt chuyển đến theo đường xử lý công việc.

- Đối với CBGV: Có trách nhiệm xử lý các văn bản theo chỉ đạo của người giao việc.

* Lưu ý:  Văn bản dưới dạng: góp ý văn bản, dự thảo… sau khi xử lý công việc xong phải phản hồi về người giao việc và bắt buộc gửi kèm tệp văn bản đã góp ý, soạn thảo văn bản…đính kèmmới được coi là hoàn thành công việc được giao và gửi bằng đường bản tin tới người yêu cầu công việc.

- Quản lý và sử dụng văn bản trên M-Office chuyển đến: Tất cả tài liệu khi đã được Scan đều được quản lý tại máy chủ của Nhà Trường, các cá nhân có thể khai thác, sử dụng trực tiếp ở mục: tất cả công việc hoặc bản tin tới, ngoài ra có thể tải văn bản về lưu giữ bằng file điện tử trên máy tính theo thư mục được lập theo từng loại Thể thức văn bản và theo thời gian để dễ khai thác sử dụng.

- Trường hợp được cử đi dự họp, hội nghị … phải phản hồi lại cho người giao việc đi được hay không đi được (nêu rõ lý do không đi được)

Điều 3. Hình thức, thể thức văn bản

- Tất cả các văn bản lấy trên phần mềm M-Office ban hành đã có số văn bản, ngày tháng và chữ (Đã ký), tên người ký được coi là văn bản có giá trị trong chỉ đạo điều hành.

- Các đơn vị, cá nhân cần sử dụng văn bản có chữ ký, dấu (để thanh toán…) liên hệ với Văn thư của Phòng Hành chính tổng hợp để lấy văn bản.

Điều 4. Đăng ký lịch, duyệt lịch công tác
1. Đăng ký lịch:

            - Các cá nhân đều có thể đăng ký lịch, Lịch cá nhân không phải duyệt, lịch liên quan đến công việc chung của cơ quan được đăng ký theo mục Lịch cơ quan

- Các đồng chí trong Ban Giám hiệu và lãnh đạo các đơn vị trực thuộc phải đăng ký lịch công tác (Nếu có);

- Lịch công tác có nhiều thành phần, đơn vị tham gia phải chia sẻ đến các cá nhân, đơn vị có liên quan.

2. Duyệt lịch:

- Do Thư ký Hiệu trưởng tổng hợp trình Ban giám hiệu duyệt.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 5. Trách nhiệm của Lãnh đạo Nhà Trường

1. Hiệu trưởng: Chỉ đạo duy trì ứng dụng và phát triển M-Office trong toàn Trường, quyết định và chịu trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động của M-Office.

2. Các Phó Hiệu trưởng: Giúp Hiệu trưởng chỉ đạo hoạt động M-Office.

            Điều 6. Trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc

1. 1.Trách nhiệm Trung tâm Công nghệ thông tin

- Quản trị hệ thống, hướng dẫn sử dụng và duy trì hoạt động của hệ thống, kiểm tra và thúc đẩy các thành viên tham gia, đề xuất các phương án nâng cấp và mở rộng dựa trên nhu cầu phát triển của hệ thống. Phối hợp với đơn vị chuyển giao M-Office bảo trì hệ thống.

          - Hàng tháng chuyên viên quản lý M-Office có trách nhiệm in nhật ký sử dụng báo cáo Ban Giám hiệu.

1. 2.Trách nhiệm các đơn vị sử dụng

- Lãnh đạo và CBGV các đơn vị sử dụng liên hệ trực tiếp với Trung tâm Công nghệ thông tin để được cung cấp thông tin về tên đăng nhập và mật khẩu. Sau lần đầu tiên đăng nhập hệ thống phải tự thay đổi mật khẩu của mình để đảm bảo tính bảo mật của cá nhân.

- Phải thường xuyên đăng nhập vào hệ thống để kiểm tra, xử lý các công việc được giao đúng thời gian quy định (tùy theo công việc cụ thể); Không được để công việc quá hạn (trừ trường hợp bận đi công tác thì phải xin gia hạn xử lý công việc).

- Khi đi công tác người sử dụng có thể kết nối với mạng từ xa để xem và xử lý công việc.

Điều 7. Khen thưởng và kỷ luật

1.Cán bộ công chức, viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công đúng khối lượng công việc và đúng thời gian qui định trên M-Office sẽ được tính điểm thi đua hàng tháng.

2.Cán bộ công chức, viên chức không hoàn thành khối lượng công việc và thời gian qui định trên vào M-Office (Theo hiển thị màu xử lý công việc) sẽ trừ vào điểm thi đua hàng tháng.

Trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện Quy định này nếu có vướng mắc, phát sinh và các nội dung chưa phù hợp. Các đơn vị, cá nhân kịp thời phản ánh về Trung tâm Công nghệ thông tin để tổng hợp, báo cáo Ban Giám hiệu Nhà Trường xem xét sửa đổi, bổ sung./

LINK TẢI FILE PDF: QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy định ứng dụng M-Office